Los procedimientos de recobro de impagos

Pere J. Brachfield, profesor de Credit Management de EAE Business School y socio director de Morosología.

Los procedimientos de recobro son un tema tan amplio que podría ser objeto de un libro exclusivamente dedicado a estas cuestiones. Los procedimientos son aquellas normas que describen con detenimiento las distintas tareas de recobro y que han sido redactadas previo análisis –hecho en profundidad– de todos los procedimientos de recuperación. Los procedimientos de recobro de impagados sirven para normalizar todas las operaciones de recobro de impagados de  forma que cuando un empleado realice una tarea deberá seguir las normas lo que aumentará su eficiencia.

Cada empresa debe desarrollar los procedimientos de recobro de impagados que le resulten más eficaces, pero siempre han de estar redactados de forma que resulten claros y precisos. El objetivo de los procedimientos de recobro de impagados es disponer de unos modelos de actuación que sirvan como pauta para las actuaciones de recobro de deudas y consigan  que todas ellas se realicen de forma uniforme.

Los procedimientos de recobro de impagados también tienen una gran utilidad cuando el supervisor de cobros se encuentre ausente o para facilitar la formación y proporcionar una metodología de trabajo a los nuevos empleados.

Los procedimientos de recobro de impagos deben tratar cuestiones como:

• Que clientes han de ser manejados por los gestores de cobro y cuales por el supervisor de cobros (en función al importe adeudado, su importancia como cliente, su volumen de compras)
• Cuáles son las funciones del gerente de cobros y del supervisor de cobros (en caso de que sean necesarias estas figuras en el departamento de cobranzas)
• Qué tipo de informaciones se solicitarán de los deudores y en qué casos.(informes comerciales)
• De qué manera se gestionarán los saldos vencidos e impagados de clientes que pagan por reposición
• Que tratamiento se ha de dar a los efectos domiciliados que vengan devueltos y como se reclamará su cancelación
• Qué medidas se tomarán cuando el deudor entregue cheques o pagarés sin fondos
• Cuál será la forma de realizar llamadas de cobro a los deudores y como se recogerá el resultado de las gestiones
• Cuál será la  forma de documentar y hacer los informes de las gestiones diarias con los deudores
• De qué forma se efectuará el seguimiento de las promesas de pago de los deudores
• De qué manera controlará el supervisor de cobros las tareas de los gestores.
• Qué tipo de expedientes será controlado semanalmente por el supervisor de cobros
• En qué circunstancias y ante que problemas deberá ser notificado de inmediato el supervisor de cobros.
• Con que frecuencia se reunirá el supervisor de cobros con los empleados del departamento y que temas se discutirán.
• En qué casos se procederá a bloquear el suministro a un deudor o a exigir el pago al contado.
• Qué pasos se habrán de efectuar para renovar una deuda y que documentos se utilizarán para la novación
• Qué tipo de garantías se solicitarán  en caso de negociar un aplazamiento de pagos
• Que documentación que se utilizará en la firma de un reconocimiento de deuda.
• De qué manera se gestionarán los impagados en función a su importe y antigüedad.
• Qué tipo de documentación necesitará un expediente antes de pasar a asesoría jurídica

Para más información sobre el tema se pueden consultar los libros “Gestión del Crédito y Cobro”,  “Cobro de Impagados y negociación con deudores” y “La nueva legislación contra la morosidad descodificada” de Profit Editorial www.profiteditorial.com o la web www.morosologia.com