La gestión de control de facturas pro-activa

La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

El departamento de créditos debe comprobar que las facturas  son correctas antes del vencimiento de pago con el objetivo de poder solventar el error a tiempo.

 

Por consiguiente es conveniente contactar telefónicamente con la empresa cliente y hablar con la persona responsable de dar las órdenes de pago, con el propósito de comprobar que la factura sea correcta y que será abonado a su vencimiento.

La gestión de pre-cobro

Como ejemplo de gestión pre-cobro, hay que contactar con los clientes que pagan mediante pagaré, si transcurridos 20 días desde la fecha de emisión de la factura, no han enviado todavía el documento de pago. El primer contacto puede ser con una carta recordando que deben enviar un pagaré por un importe y con un vencimiento determinados. Ahora bien si transcurridos 10 días desde el envío de la carta el cliente no ha remitido el pagaré, es conveniente hacer una llamada telefónica para agilizar el envío del instrumento de cobro.

 

La gestión pro-activa también es eficaz cuando el cliente paga mediante el envío de cheque, ya que es un instrumento de pago que suele llegar a manos del proveedor pasada la fecha de vencimiento, por lo que gracias a la pro-actividad en el cobro, se puede conseguir tener el cheque encima de la mesa antes del día de vencimiento dela factura.

En general siempre que un cliente pague por reposición, es recomendable hacer una gestión telefónica antes del vencimiento para prevenir los retrasos en el pago y la morosidad.

El envío de extractos de cuenta

El envío mensual a los clientes de extractos de cuenta y resúmenes de las facturas enviadas es otro instrumento muy útil para la pro-actividad en el cobro, puesto que el cliente recibe toda la información de su cuenta y puede contactar con el proveedor en caso de dudas, discrepancias o faltarle una factura.

Además permite preparar el terreno si el servicio de cobros de la empresa proveedora va a realizar con posterioridad alguna gestión telefónica.

El control de las cuentas por cobrar

Las empresas deben ejercer una estricta vigilancia de los saldos vencidos; el departamento de administración debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.

Asimismo hay que ejercer un  control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará de inmediato las acciones de cobro pertinentes.

El control de clientes bajo vigilancia

Un listado de clientes de alto riesgo se creará con periodicidad mensual y será analizado por el credit manager; asimismo se enviará una copia de cada nuevo listado a dirección comercial.

 

Los clientes que figuren en este listado deberán ser objeto de una vigilancia permanente y las operaciones comerciales supervisadas personalmente por el responsable de créditos. En este listado se incluirán todos aquellos clientes sobre los que existan indicios de estar atravesando problemas financieros o que pueden entrar en una situación de insolvencia.

El control permanente del PMC

El departamento de créditos debe controlar de forma permanente el PMC período medio de cobro. Por consiguiente el  PMC es un dato muy importante para conocer la evolución de la inversión en clientes y para controlar la gestión del crédito y cobranza.

 

El control del PMC como mínimo debe hacerse una vez al mes por la totalidad de las ventas, por divisiones de negocio y por áreas geográficas.

 

A fin de controlar los plazos de pago de toda la cartera de clientes y detectar enseguida posibles desviaciones, es necesario que la aplicación informática proporcione unos listados mensuales con el PMC de todos los clientes. Ahora bien del segmento de clientes de mayor exposición al riesgo o de mayor facturación es recomendable que los listados sean semanales.