¿Cuándo se presentan los libros oficiales de contabilidad?

Mario Cantalapiedra - Economista

Uno de los comentarios al post que escribí sobre el calendario de las cuentas anuales me invitaba a hablar muy oportunamente, dicho sea de paso, sobre las fechas límites de legalización de los libros contables obligatorios, a las que me referiré a continuación.

Recordemos, en primer lugar, que el Código de Comercio, en su artículo 25, recoge los libros registros obligatorios que han de llevar los empresarios en materia contable: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balance e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”

En el libro Diario se registrarán, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aceptándose la anotación conjunta de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros. En su estructura deberán figurar los siguientes datos: fecha de operación, número de apunte, número de asiento, concepto, código de cuenta y cargo o abono correspondiente.

Por su parte, en el libro de Inventarios y Cuentas anuales se registrarán el balance de situación inicial detallado de la empresa, los balances trimestrales de comprobación de sumas y saldos, el balance de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. El balance de comprobación de sumas y saldos se compone de las sumas de todos los cargos por un lado, y abonos por otro, realizados en las cuentas con movimiento dentro del período correspondiente. El total de estas sumas ha de ser igual entre sí y coincidir con las sumas del libro Diario. Una vez que se han cuadrado las sumas de los apuntes, se calculan los saldos deudores y acreedores de las cuentas, debiendo coincidir, a su vez, la suma de todos los saldos deudores con la de todos los acreedores. Por tanto, este balance tiene por objeto controlar los apuntes contables realizados.

El libro Diario y el libro de Inventarios y Cuentas anuales son obligatorios para todas las sociedades mercantiles y para algunos empresarios individuales, dependiendo del régimen fiscal del IRPF que se les aplique, y deben ser legalizados en el Registro Mercantil. Si se llevan en soporte informático, lo habitual en nuestros días, se han de legalizar antes de que transcurran los cuatro meses siguientes desde la fecha de cierre de ejercicio. Es decir, si cerramos el 31 de diciembre, tendremos hasta el 30 de abril del año siguiente para hacerlo.

Por último, no querría dejar de referirme a un tema que suele generar controversia sobre las Cuentas anuales que hay que presentar dentro de los libros oficiales. Lógicamente si la fecha límite para los libros es el 30 de abril, las Cuentas anuales no podrán ser las definitivas aprobadas por la Junta que se celebrará en junio, sino las provisionales formuladas por los administradores que se someterán a posterior estudio y aprobación.