Cuándo, dónde, cómo y por qué presentar las cuentas anuales

Mario Cantalapiedra - Economista

Se aproxima el mes de julio y para muchos de los que leéis estas líneas llega el período de depositar las cuentas anuales correspondientes al ejercicio de 2010 en el Registro Mercantil. En condiciones normales, cierre de ejercicio 31 de diciembre y celebración de la junta a más tardar el 30 de junio, tendréis hasta el 30 de julio para depositarlas (que nadie me presente las cuentas el día 31, puesto que estaría ya fuera de plazo).

En cuanto al lugar de presentación, las cuentas anuales se pueden depositar personalmente en las oficinas del Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de vuestra empresa o por correo (certificado o administrativo) dirigido al propio Registro. En este segundo caso se tomará como fecha de presentación la que conste del servicio oficial de correo, aspecto muy a tener en cuenta si vamos con las fechas algo apretadas. Por lo que se refiere a la forma de presentación, actualmente las cuentas se pueden depositar de los siguientes modos:

a)      Utilizando el programa de ayuda y confección de archivos disponible en la dirección de Internet: www.registradores.org, con el que se generará el correspondiente soporte físico (CD o DVD).

b)      Cumplimentando los impresos y modelos normalizados disponibles en el Registro Mercantil.

c)      Telemáticamente desde www.registradores.org utilizando la correspondiente firma digital.

Y por si a alguien le sobreviene la tentación de no presentar las cuentas, os recuerdo que no podréis inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de la empresa mientras este incumplimiento persista. De esta restricción general se exceptúan la publicación del cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, así como la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y los asientos que ordene la autoridad judicial o administrativa.

Además el incumplimiento del depósito puede motivaros la imposición de una multa por importe de entre 1.200 a 60.000 euros por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), previa instrucción del correspondiente expediente y tal como se regula en el artículo 283 de la vigente Ley de Sociedades de Capital. El límite superior de la multa se eleva hasta los 300.000 euros cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros. La sanción que pueda imponer el ICAC se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio que se haya declarado a la Administración tributaria. En el supuesto de no disponer de estos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con la cifra de capital social, que será solicitada al Registro Mercantil correspondiente. Si las cuentas se depositen con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, aunque sea fuera de plazo, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.