¿Cómo reclamar una factura impagada extrajudicialmente?

Mario Cantalapiedra - Economista
 

La desaceleración económica y la elevada inflación que ha disparado los costes de las empresas despierta el temor a que crezca la morosidad empresarial. Esto puede llevar a que los proveedores deban dedicar más recursos y esfuerzos a la ingrata tarea de reclamar facturas impagadas a sus clientes.

¿Cómo reclamar una factura impagada?
Antes de recurrir a procedimientos judiciales para el reclamo, las compañías cuentan con una serie de medios extrajudiciales para reclamar las facturas vencidas y pendientes de pago, entre los que destacan los 8 siguientes:

1. Correo electrónico
   Hoy en día es el medio de reclamación más utilizado. Debe redactarse de forma específica y clara para que el cliente entienda el mensaje. Además puede que deba presentarse como prueba en el futuro.
    
2. Carta certificada
   Suele ser efectiva cuando el retraso en el pago viene motivado por problemas burocráticos o administrativos del cliente. Igualmente debe ser redactada de forma específica y clara.
    
3. Llamada telefónica
   Sirve, sobre todo, para analizar la voluntad real de pago del cliente a través de los pretextos que pueda argumentar. Antes de realizarla, es muy importante identificar al interlocutor válido en la empresa deudora, así como recopilar y analizar toda la documentación referente a la deuda (historial del cliente, plazos de pago pactados, pedido, albarán, correos electrónicos, facturas, etcétera).
    
4. Visita personal
   Aconsejable para los clientes más importantes y las deudas de importes elevados. Se ha de tratar de terminar la visita con algún compromiso concreto de pago por parte del cliente, aunque sea una solución parcial.
    
5. Requerimiento notarial 
   Es un servicio que puede solicitarse en cualquier notaría y que permite una comunicación fehaciente de la reclamación de la factura, o lo que es lo mismo, deja constancia de que el cliente ha recibido dicha comunicación, del contenido de la misma y de la fecha concreta en la que la ha recibido. Se suele utilizar cuando el problema de cobro se enquista.
    
6. Burofax
   Al igual que el caso anterior, permite la comunicación fehaciente y se utiliza cuando la deuda se enquista. En este caso, se gestiona en las oficinas de correo de forma presencial u online. Es especialmente eficaz si lo envía un abogado en nombre de la empresa acreedora, ya que se transmite al cliente la voluntad de reclamar el cobro de la factura hasta el final, inclusive mediante un procedimiento judicial si ello fuera necesario.
    
7. Empresa de recobro
   Otra opción es contratar el servicio de una empresa especializada en el recobro de deudas impagadas. En este caso, siempre es importante asegurarse que la entidad elegida actúa dentro de la legalidad y de forma ética.
    

8. Seguro de crédito
   Por último, algunos seguros de crédito también incluyen la activación del recobro mediante reclamación amistosa con un alto nivel de eficacia sin que la empresa consuma esfuerzos ni recursos, ni deteriore la relación comercial con sus clientes.