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¿Qué es un ERP?
Las siglas ERP responde a Enterprise Resource Planning, que en castellano significa literalmente Planificación de Recursos Empresariales. Se trata de un software de gestión de datos internos para empresas.
A través de la recopilación de todos los flujos de información generados por cada departamento de una empresa, los ERP permiten el control de todos los procesos productivos de una empresa. Por ejemplo, un ERP englobaría la facturación, la gestión del inventario, la gestión de pedidos, la contabilidad, recursos humanos…
Un ERP ayuda a automatizar y administrar los procesos de diferentes departamentos de la empresa. Al ser un sistema completo e integrado de información, los ERP respaldan aspectos de recursos humanos, la cadena de suministros, la gestión financiera y/o la fabricación. Esto permite que por ejemplo, el departamento de logística y de ventas puedan acceder a la misma información y puedan tomar mejores decisiones respecto a datos en tiempo real.
¿Cómo funciona un ERP?
El funcionamiento de un ERP es sencillo. Están diseñados sobre la base de una única estructura de datos, que se define en una base de datos común. El ERP controla de manera vertical y transversal todos los procesos empresariales establecidos en la base de datos matriz.
Estas estructuras de datos se interconectan con los procesos empresariales que son impulsados por los flujos de trabajo de los departamentos de la empresa permitiendo la conexión entre los sistemas y personas que los utilizan.
Al final, se crea una conexión horizontal de información en base a los procesos de la empresa desde sus inicios, como el contacto con clientes, la entrega de los pedidos, os seguimiento postventa. Paralelamente se crea una conexión vertical en la que se incluye la información sobre el número de clientes, número de pedidos, nivel de facturación…
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¿Para qué sirve el sistema ERP?
Al integrar y unificar todos los procesos que normalmente se utilizan en diferentes departamentos, el sistema ERP permite a los directivos y responsables de cada departamento obtener una perspectiva integral de toda la información recurrente. De tal forma que puedan extraer conocimientos, optimizar operaciones y optimizar cada toma de decisiones de forma fundamentada. Todo esto, proporciona transparencia dentro de la organización.
Al existir una gran variedad de ERPs, sus funcionalidades pueden ser un poco diferentes entre si.
¿Por qué las empresas necesitan el software ERP?
Al integrar toda esta información en un mismo y único programa, las empresas pueden optimizar su tiempo, recursos y dinero, ya que se genera una sincronización de la información entre departamentos. Por ejemplo, la sincronización de datos a tiempo real entre ventas y logística permitirá cerrar los pedidos de forma más eficiente y con mayor antelación.
¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un CRM?
El ERP y CRM (Customer Relationship Management) no son lo mismo, pero sí son herramientas que se pueden utilizar a la vez en una misma empresa.
La primera diferencia es que un CRM está centrado en una estrategia para generar más ventas y aumentar los ingresos mientras que un ERP se centra en aportar una visión global de la información interna empresarial de forma que podamos controlar procesos.
La segunda diferencia es el enfoque de cada una de ellas:
- El enfoque de un CRM es el cliente: la funcionalidad de un CRM es el manejo de la información de nuestros clientes.
- El enfoque de un ERP es la operación empresarial: su funcionalidad se basa en mejorar las operaciones y flujos empresariales como el control de inventarios, la cadena de suministro…
La tercera diferencia son las métricas que obtenemos:
- En un CRM: embudo de ventas, origen de ventas, actividades comerciales, valor de vida un cliente, coste de adquisición por clientes, duración del ciclo de ventas...
- En un ERP: datos contables, inventarios, órdenes de pedidos, cuentas por cobrar...
Como te explicamos, ambos sistemas de información no tienen la misma funcionalidad, pero si pueden convivir en una misma empresa. Un CRM se focaliza en la gestión del cliente y el proceso desde que comienza la relación con él, continúa o se cierra. Un ERP es necesario para unificar toda la información de procesos y estados de un negocio, y es necesario para administrar de forma eficiente nuestra empresa. Con las Apis de Iberinform podrás integrar de forma fácil y sencilla tanto tu ERP como CRM y mantener los datos actualizados.
Beneficios de un software ERP
- Visión de negocio 360º: al unir toda la información en tiempo real de la empresa, se genera una perspectiva integral de la situación empresarial.
- Coordinación de equipos: que todos los procesos estén integrados y unificados bajo una misma plataforma permite a todos los equipos de la empresa estar coordinados entre si.
- Automatizar procesos: el software ERP permite la automatización de procesos con la gestión de pedidos o la atención de clientes.
- Mejorar la toma de decisiones: la integración unificada de datos procedentes de todos los departamentos organizacionales aporta una mayor visión de la información que rodea a la empresa, lo que conlleva una mejora de las tomas de decisiones y una mayor proactividad a generar mejoras y detectar incidencias.
- Reducción de costes: al tener una visión completa de la información de la empresa, y con ello, poder tomar mejores decisiones, los costes operacionales se reducen al integrar procesos empresariales optimizados.
- Mejora de la eficiencia y eficacia: la unificación de los datos en el ERP permite a los empleados de una organización realizar sus tareas diarias de una manera más eficiente, mejorando la experiencia de los usuarios y con ello, su eficiencia y eficacia a la hora de trabajar.
- Reducción de riesgo financiero: el software ERP se rige por estándares regulatorios que permiten a las empresas estar al día en el aspecto legal.
